AUDIT FINANCIER DANS LE CADRE D’UN CONTRAT DE SUBVENTION AFD EN HAITI

TERMES DE REFERENCE POUR UN AUDIT FINANCIER DANS LE CADRE D’UN CONTRAT DE SUBVENTION AFD EN HAITI

  1. Résumé de la mission

 

La mission consiste à contrôler l’emploi des fonds alloués au projet « Améliorer la prise en charge de la douleur en Haïti » mis en œuvre par Douleurs Sans Frontières (DSF) et ses partenaires : l’Hôpital de l’Université d’Etat d’Haïti (HUEH), la Faculté de Médecine et de Pharmacie de l’Université d’Etat d’Haïti (FMP-UEH), la Société Haïtienne d’Anesthésiologie (SHA), la Fondation Connaissance et Liberté (Fokal) et la Direction de la Pharmacie et du Médicament et de la Médecine Traditionnelle du Ministère de la Santé Publique et de la Population (DPM/MT-MSPP).

 

Ce projet, cofinancé par l’Agence Française de Développement et la Fokal, a démarré le 15 juin 2016 et sera clôturé le 14 juin 2019.

 

Le budget du projet est de 600.000 euros, l’Agence Française de Développement participe avec un montant maximal de 300.000 euros.

 

Cet audit financier est prévue dans le document de projet initial et a un objectif tant rétrospectif (vérification que les fonds de la subvention ont été utilisés conformément aux stipulations de la convention) que prospectif en terme de recommandations pour le futur.

 

 

  1. Principaux objectifs de l’audit

 

Le présent mandat a pour objet le rapport financier final relatif au contrat de subvention CHT 1096 01 C.

Les informations, tant financières que non financières, soumises au contrôle de l’auditeur permettront de s’assurer de l’existence réelle ainsi que de la précision et de l’éligibilité des dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier.

Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui concerne le rapport financier relatif au contrat de subvention. Cette vérification doit permettre à l’auditeur d’appliquer les procédures spécifiques des bailleurs de fonds.et de soumettre à DSF un rapport d’observations factuelles en ce qui concerne les procédures spécifiques de vérification mises en œuvre. Dans le cadre de cette vérification, l’auditeur examine les informations factuelles contenues dans le rapport financier de DSF et les compare aux termes et conditions du contrat de subvention auquel il est rattaché.

L’auditeur planifie les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des dépenses. L’auditeur applique les lignes directrices du bailleur. Les preuves à utiliser pour l’exécution des procédures correspondent à toutes les informations financières et non financières permettant d’examiner les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier. L’auditeur se fonde sur les preuves ainsi obtenues pour établir son rapport d’observations factuelles (documents de projet, rapport final, comptabilité terrain et siège)

L’auditeur assortit les points importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport d’observations factuelles

 

  1. Présentation du projet : Amélioration de la prise en charge de la douleur, de la souffrance en Haïti par le renforcement des structures de soins, la formation et l’appui aux organisations de la société civile

 

3.1. Origine du projet et contexte de mise en œuvre

Dans un contexte déjà fragilisé, le séisme du 12 janvier 2010 a eu des conséquences dramatiques sur l’ensemble du système de santé en Haïti. L’impact de cette catastrophe perdure encore aujourd’hui : apparition de nouveaux groupes vulnérables, réduction des activités économiques augmentant la pauvreté, facteurs favorisant les pathologies et les douleurs chroniques, diminution et désorganisation du personnel de santé victimes des effets du séisme.

Le niveau élevé des besoins relevant de la PEC de la douleur et de la souffrance a renforcé l’objectif de DSF et de ses partenaires haïtiens d’inscrire leurs actions dans la continuité. Cette action menée en adéquation avec le processus de reconstruction visant au relèvement du système de santé s’est articulé autour des objectifs suivants :

  • Améliorer l’accès aux soins de qualité pour l’ensemble de la population ;
  • Faciliter l’accès aux médicaments : (approvisionnement, disponibilité des médicaments essentiels) ;
  • Coordonner les services de santé pour répondre aux problématiques prioritaires ;
  • Renforcer le personnel de santé[1] et garantir sa stabilité par des formations, notamment sur des pathologies liées aux impacts du séisme ;
  • Favoriser les espaces de concertation pour les acteurs de la santé et coordonner leurs initiatives.

 

Ainsi, ce projet d’appui à l’Unité Douleur (UD), de renforcement des compétences des professionnels de santé et d’actions de plaidoyer avec la Société Civile, a prévu la mise en place d’un dispositif de PEC de la douleur et de la souffrance pouvant, au-delà de l’action elle-même, impulser une dynamique centrée sur les patients et sur la qualité des soins.

L’UD est reconnue par l’HUEH. Elle prend en charge des centaines de patients souffrant de différentes douleurs (cancéreuses, drépanocytose, amputations…). Elle développe au sein de l’hôpital une culture de soins pluridisciplinaires et intégrés.

 

3.2. Zones géographiques prévues par l’action

Les activités du projet sont localisées dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince. Cependant, les actions d’information, d’éducation et de communication autour de la douleur et des soins palliatifs touchent l’ensemble du territoire.

 

3.3. Objectifs du projet

Objectif global : Améliorer l’accès à la prise en charge de la douleur et de la souffrance des usagers du système de santé national haïtien.

 

Objectif(s) spécifique(s) :

  1. Renforcer l’Unité de prise en charge de la douleur à l’HUEH et développer un réseau de soins hospitaliers et les soins à domicile pour les patients les plus vulnérables
  2. Renforcer les compétences des professionnels de la santé dans le domaine de la prise en charge de la douleur et de la souffrance.
  3. Développer des activités de sensibilisation, d’études et de plaidoyer par DSF et ses partenaires pour une meilleure prise en charge de la douleur en Haïti.

 

3.4. Résultats attendus et activités prévues pour chacun des objectifs spécifiques

  1. Renforcer l’Unité de prise en charge de la douleur à l’HUEH et développer un réseau de soins hospitaliers et les soins à domicile pour les patients les plus vulnérables

Résultat 1.1 : L’Unité Douleur (UD) est intégrée au sein de l’HUEH et prend en charge des patients.

 

Activités :

  • Accompagnement des pratiques et développement de l’UD (projet de service, reconnaissance institutionnelle) ;
  • Renforcement de la gestion de la pharmacie, du traitement et de l’analyse des données de l’UD ;
  • Développement de la prise en charge psychologique et non médicamenteuse des patients ;

 

Résultat 1.2 : Les soins intra hospitaliers à l’HUEH et les partenariats inter hospitaliers sont développés.

 

Activités :

  • Mise en place d’outils de référencement des patients entre hôpitaux et dans les services de l’HUEH ;
  • Indentification et formation de soignants référents à l’HUEH et dans les hôpitaux départementaux ;
  • Appui à la création d’une Unité Douleur à l’Hôpital Universitaire de la Paix ;

 

 

Résultat 1.3 : Un projet pilote de soins à domicile est initié par l’Unité Douleur de l’HUEH.

 

Activités :

  • Mise en place d’une équipe de soins à domicile pour les patients les plus vulnérables ;

 

 

  1. Renforcer les compétences des professionnels et futurs professionnels de la santé dans le domaine de la prise en charge de la douleur et de la souffrance.

 

Résultat 2.1 : La formation initiale sur la prise en charge de la douleur est renforcée à travers l’intégration durable de modules dans le cursus des étudiants.

 

Activités :

  • Intégration d’1 module de formation dans le cursus des étudiants (médecins, infirmiers) ;
  • Formation des futurs formateurs nationaux ;

 

 

Résultat 2.2 : Les compétences dans le domaine de la prise en charge de la douleur des professionnels de la santé en activité sont renforcées.

 

Activités :

  • Organisation de 6 séminaires de formations continues ;
  • Appui à l’organisation d’un Diplôme Universitaire (DU) sur la prise en charge de la douleur ;
  • Identification et accompagnement de 2 professionnels de santé futurs formateurs DU ;

 

 

  1. Développer des activités de sensibilisation, d’étude et de plaidoyer par DSF et ses partenaires pour une meilleure prise en charge de la douleur et de la souffrance en Haïti.

 

Résultat 3.1 : La population et les acteurs de la santé sont sensibilisés à l’importance de la prise en charge de la douleur et de l’accès aux antalgiques.

 

Activités :

  • Organisation d’activités de sensibilisation en partenariat avec la SHA ;
  • Réalisation d’activités de sensibilisation et de plaidoyer en partenariat avec la DPM/MT ;

 

 

Résultat 3.2 : Les espaces d’échange et d’information sur la prise en charge et l’accompagnement de patients douloureux sont renforcés.

 

Activités :

  • Appui à la création d’une société médicale sur la douleur ;
  • Appui au développement d’outils de communication entre professionnels et non professionnels ;

 

 

Résultat 3.3 : Le travail de sensibilisation et de plaidoyer menés par la Société Civile sont renforcés par la réalisation d’études et d’enquêtes.

 

Activités :

  • Un appel à initiative pour des travaux d’étude ou de plaidoyer est lancé auprès de la Société Civile ;
  • Diffusion des résultats de l’étude ethnobotanique (ateliers, conférence et livrets) ;

 

3.5. Principaux partenaires prévus et rôle dans le projet

  • Hôpital de l’Université d’Etat D’Haïti (HUEH) : l’Unité Douleur appuyée par DSF depuis 2010 se trouve dans cet hôpital qui est le plus grand hôpital public du pays. L’HUEH est le plus gros partenaire de DSF en Haïti notamment pour la prise en charge de la douleur via l’Unité Douleur. Les 5 membres de l’UD composent aussi l’équipe locale de formation en douleur et soins palliatifs et coordonnent des activités de recherche autour de ces thématiques au sein de l’hôpital.

 

  • Faculté de Médecine et de Pharmacie de l’Université d’Etat d’Haïti (FMP/UEH) : La FMP est le principal partenaire de DSF pour la formation initiale et continue. Les étudiants en 5e année de médecine reçoivent un séminaire de formation en algologie depuis plusieurs années et c’est dans cette faculté également que se déroule le Diplôme Universitaire « Formation des professionnels de la sante à la prise en charge de la douleur » depuis l’année académique 2014-2015.

 

  • Société Haïtienne d’Anesthésiologie (SHA) : Les pionnières de la prise en charge de la douleur en Haïti sont toutes anesthésistes-réanimateurs. C’est pourquoi, la plupart des décisions prises pour le développement de la prise en compte de la douleur dans les structures de soins et dans les formations, ainsi que les sensibilisations, se font avec les membres de la SHA. DSF continue de travailler avec la SHA, notamment, pour la mise en place de l’association pluri-professionnelle de la douleur.

 

  • Direction de la Pharmacie et du Médicament DPM/MSPP: DSF est en lien avec cette direction depuis quelques années et ce, pour renforcer le plaidoyer sur l’accès aux antalgiques de palier 3 et pour la reconnaissance de la médecine traditionnelle en Haïti et de sa structuration.

 

  • Fondation Connaissance et Liberté (Fokal) : Fokal est une fondation haïtienne reconnue, pour ses programmes de défense des droits humains. Elle s’implique avec DSF dans l’amélioration de la PEC de la douleur depuis 2013. La Fokal apporte tout particulièrement un appui technique et financier à l’organisation du Diplôme Universitaire, au fonctionnement de l’UD, au niveau de l’étude ethnobotanique et de l’expertise auprès de la DPM.

 

3.6. Groupes cibles / bénéficiaires prévus 

 

Bénéficiaires directs 

Ce sont les patients de l’Unité Douleur de l’HUEH, les professionnels et futurs professionnels de santé en formation ainsi que les organisations de la société civile partenaires. Les professionnels et futurs professionnels de santé formés (environ 750), les patients de l’Unité Douleur (environ 500) et la population sensibilisée (environ 450).

 

Bénéficiaires indirects

Les patients du système de santé haïtien, surtout ceux de l’HUEH (188000 patients en 2014) ainsi que les personnes sensibilisées dans les actions de sensibilisation de la population et de plaidoyer auprès des autorités.

 

Organismes partenaires :

Les principaux acteurs impliqués dans le projet sont:

  • L’Hôpital de l’Université d’Etat d’Haïti
  • La Faculté de Médecine de l’Université d’Etat d’Haïti
  • La Société Haïtienne d’Anesthésiologie
  • La Fondation Connaissance et Liberté
  • Le Département de la Pharmacie et du Médicament du Ministère de la Santé Publique et de la Population

 

 

 

 

3.7. Gestion du projet et personnes impliquées

 

Au sein de DSF, le projet est coordonné sur le terrain par la Directrice Nationale, la Référente Technique, et l’Administrateur/Comptable. La Directrice de programme (médecin spécialiste douleur) en France appuie la définition stratégique et la recherche de fonds en concertation avec la coordinatrice générale au siège.

Un comité de pilotage composé du directeur national de DSF en Haïti, de l’équipe de l’Unité Douleur de l’HUEH et de deux représentants de la SHA est chargé de valider l’ensemble des décisions opérationnelles du projet en tenant compte des évolutions institutionnelles et contextuelles. Il se réunit en moyenne une fois par mois.

 

 

  1. Principales étapes de l’audit et livrables attendus

 

Au lancement de la mission, l’auditeur devra solliciter auprès de DSF tout détail, information ou document nécessaire pour l’exercice de sa mission.

 

Une réunion cadrage sera organisée au début de la mission, dont l’objet sera une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit.

A la fin du projet l’auditeur réalise sa mission de vérification, il s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications indiquées sur la liste de vérification audit financier (Annexe1) et à annexer la liste complétée et signée au rapport d’audit final.

 

Les livrables attendus:

 

  • un rapport d’audit, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.

 

  • une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérificiation des dépenses et formulant les principales recommandations.

 

  • la liste de vérification audit financier (Annexe1) complétée et signée

 

 

  1. Calendrier indicatif de l’audit

 

La durée de la mission sera définie au préalable avec l’auditeur mais celle-ci ne devra pas excéder 4 semaines entre le début de l’audit et la remise du rapport d’audit définitif.

 

 

Dates indicatives Activités Nombres de jours Lieu
Janvier 2019 Réunion cadrage ½ journée à Paris
Fin septembre /Début octobre 2019 Mission de vérification 2-5 jours à Paris
Octobre 2019 Remise du rapport d’audit et lettre de management    

 

 

  1. Expertise recherchée

 

Il est fait appel à un auditeur ou un cabinet d’audit externe, indépendant, membre d’une organisation nationale d’experts comptables ou de contrôleurs légaux des comptes.

 

L’auditeur exécute ce mandat en conformité avec le Code of Ethics for Professional Accountants [code d’éthique pour comptables professionnels], publié par l’IFAC.

 

 

  1. Réponse à l’appel d’offre

 

La réponse devra comporter :

  • Une proposition technique.
  • Une proposition financière
  • Le CV de l’auditeur avec d’éventuelles références

 

Les dossiers portant la référence « Audit financier Haïti 2019 »  sont à envoyer par mail avant le 30 novembre 2018 à 22h00 à l’adresse suivante : recrutement@douleurs.org

 

 

  1. Evaluation des applications

 

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

 

  • Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
  • Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

 

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante:

 

Critères  
OFFRE TECHNIQUE 60%
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée 10%
Références et expériences du consultant 30%
Expériences d’audit de structures ONG 10%
Expériences d’audit de projets internationaux 10%
Expérience dans l’audit de financement public 10%
CV du ou des intervenants/partage des responsabilités 10%
Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme 10%
OFFRE FINANCIERE 40%
TOTAL 100%

 

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

 

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

 

Toute information concernant le projet « Améliorer la prise en charge de la douleur en Haïti » et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

 

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

 

[1] Infirmières, Sages-femmes, médecins urgentistes, obstétriciens, gynécologues, pédiatres, oncologues, infectiologues…etc.

 

Annexe 1 – LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

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